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【法规解读】《全国档案事业统计调查制度》通用指标介绍

发布时间:2023-08-25 来源:《中国档案》2023年第7期 分享至


《全国档案事业统计调查制度》(以下简称《制度》)统计指标可以分为专项指标和通用指标。专项指标是只有某一张报表设置的调查内容,其他两张报表均未设置的指标;通用指标是多张报表均设置的调查内容,本期对《制度》通用指标进行介绍。

一、表头部分

表头部分填报单位名称、统一社会信用代码、单位类别代码、机构情况等基本信息。单位名称需填写全称或规范简称,不可填写“总公司”“区档案馆”等过于简单的名称。统一社会信用代码、单位类别代码根据实际情况填写,机构情况为勾选填报。其中,单位类别代码依据工作实际共分为29个,分别对应不同报表,即类别代码为001—005的单位填写档案主管部门基本情况表“DA—1表”,类别代码为011—051的单位填写档案馆基本情况表“DA—2表”,类别代码为071—093的单位填写档案室基本情况表“DA—3表”。各填报单位应准确选择类别代码,如错选,可能无法填报相应报表,同时造成数据汇总分析结果错误。

二、人员情况

三张表第一部分均为人员情况,但具体指标设置及解释稍有不同。填报时需要注意以下几点:第一,“定编”,DA—1表、DA—2表填报,DA—1表中指机构编制管理机关核定的本部门人员数额,档案主管部门所在单位其他部门在职职工不统计在内,DA—2表中指机构编制管理机关核定的本单位人员数额。如填报单位(部门)有明确定编,填报定编数量,如无明确定编,则暂时填0。第二,“专职人员”,DA—1表和DA—2表与定编的调查范围相同。DA—3表指该档案室的在职职工,如无专门设置的档案室则指专职从事档案工作的在职职工。这一指标仅统计在职职工,借调、返聘等非在职职工不统计在内。第三,“专业文化程度”,指获得的图书情报与档案管理专业的学历,其他专业不统计在内。第四,“本年度接受档案业务在职培训教育”,DA—1表不再统计该内容;DA—2表修订为“本年接受在职业务培训教育”,不再单独统计档案业务培训,档案馆专职人员参加其他业务培训也统计在内;DA—3表仍统计接受档案业务培训;为方便统计,计量单位由“人”修改为“人次”。第五,DA—3表中“兼职人员”指本单位兼做档案工作的在职职工,本单位各部门兼做档案工作的在职职工均统计在内,非在职职工不统计。

三、馆藏(室存)情况

DA—2表、DA—3表对各级各类档案馆(室)的馆藏(室存)情况进行统计,包括纸质档案、电子档案、其他载体档案、实物档案、档案数字化成果等。根据档案馆(室)工作实际,DA—2表单独设置了馆藏资料、馆藏档案历史分期的统计指标,DA—3表根据档案保管期限单独设置了室存永久档案情况、室存30年(长期)保管档案情况的统计指标。为避免指标混淆,DA—3表中数字化成果单独进行统计,未列入室存情况。

纸质档案分别对全宗、以卷为保管单位档案、以件为保管单位档案、总排架长度进行调查。需要注意的是:第一,以卷为保管单位档案和以件为保管单位档案之间无包含关系,切勿重复统计。第二,总排架长度是指全部纸质档案竖排在柜架上的长度与叠放排列的厚度总和,这一指标与纸质档案数量相应变化,当纸质档案增加时,总排架长度应相应增加。空置档案柜不统计。

电子档案统计总容量、文书类电子档案、数码照片、数字录音录像,注意本调查工作中的电子档案指原生电子档案,而非档案数字化成果。

其他载体档案对照片档案、录音磁带、录像磁带、影片档案、缩微胶片分别进行统计。其中DA—2表缩微胶片包括接收的缩微胶片档案和馆藏档案的缩微复制件。照片档案指专门集中保管的照片档案,与其他档案一起立卷保管的照片档案不统计在内。工作中,还应特别区分照片档案、录音磁带、录像磁带、影片档案与电子档案、数字化成果之间的不同。

实物档案指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。例如本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、锦旗、纪念品等,知名人士的题词字画等,本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等,以及其他有保存价值的实物。

档案数字化成果分别对纸质档案和其他载体档案的数字化成果进行统计。纸质档案数字化成果,分别统计以卷(件)为保管单位档案的数字化数量、容量和画幅数量,注意数字化成果的以卷为保管单位档案和以件为保管单位档案无包含关系。其他载体档案数字化成果只统计容量大小。

馆藏资料只在DA—2表设置,对纸质、电子资料分别统计,指已编目的各种载体形式的图书、期刊、技术资料、编研资料等,和不作为档案保管的文件。

馆藏档案历史分期只在DA—2表设置,按照中华人民共和国成立前后对馆藏纸质档案分期分别统计,填报中需要注意各历史时期档案数量总和与馆藏纸质档案之间的数字对应关系,以及革命历史档案与民国档案的区别。

结合档案室工作实际,在DA—3表室存情况中统计室存永久档案情况、室存30年(长期)保管档案情况。填报中应注意室存档案数量与不同保管期限档案数量的对应关系,即室存档案数量大于等于室存永久档案、30年(长期)档案数量之和。

四、档案编目情况

DA—2表、DA—3表均对档案馆(室)编目情况进行统计。机读目录指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录,按照案卷级目录和文件级目录分别统计。需要注意:第一,机读目录,计量单位为“万条”。第二,文件级目录,包括以件为保管单位档案的目录和以卷为保管单位档案的卷内目录。第三,将机读目录打印装订成册,该纸质版目录勿重复计入机读目录。

五、检索工具

《制度》对档案馆(室)检索工具种类数量进行调查。检索工具指用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、档案馆指南、全宗指南、专题指南等的统称,某个检索工具之下还可根据需要进行细分,但在统计工作中只计为1种。如,索引可细分为人名索引、地名索引、书名索引等,统计时只算作1种。

六、本年接收档案(资料)情况、本年销毁档案情况

DA—2表、DA—3表对档案馆(室)本年接收档案(资料)情况、本年销毁档案情况进行统计。其中,DA—2表设置了档案馆本年接收档案数字化成果、本年接收资料的统计指标,DA—3表档案室未对此部分进行统计。DA—2表本年档案销毁情况填报指标项对应的数字,DA—3表设置为本年是否有销毁档案,勾选方式填报。档案资料利用情况DA—2表、DA—3表对档案馆(室)本年档案资料利用情况进行统计。DA—2表统计对馆藏档案资料的利用情况,DA—3表仅统计对室存档案的利用情况,根据工作实际情况,具体统计指标也略有不同。填报工作中,应注意以下几点:第一,利用人次和利用卷(件、册)次是相伴发生的,请勿漏填。第二,本年编研成果指本单位利用档案自编或与其他有关部门合编的档案汇集、参考资料等,并非本单位所有公开出版物或归档的内部参考材料。第三,档案期刊指定期公开出版的档案刊物,内刊参考资料或其他刊物均不统计在内。

七、基本建设情况和设施设备情况

DA—2表和DA—3表对档案馆(室)基本建设情况和设施设备情况进行统计,DA—2表分为两部分统计,DA—3表指标设置简单,作为一部分统计。

DA—2表档案馆主体建筑竣工时间,需填写具体年份,如有多个主体建筑的,则填写最新的主体建筑竣工年份,需要注意调查对象是档案馆主体建筑,而非档案馆所有基建项目。档案馆总建筑面积包括以上各类用房建筑面积,填报时注意数量对应关系。DA—3表档案室建筑面积包括档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,以及根据工作设置的展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。

在统计档案馆(室)设施设备情况时,需要注意已不能正常使用的设施设备不统计在内,安全防范系统不包括单独配备的温湿度调控装置、灭火设备等。

八、数字化档案馆(室)

填报时需要注意数字档案馆和数字档案室的认定条件。DA—2表数字档案馆认定以省级档案主管部门报国家档案局备案为依据。DA—3数字档案室认定以通过省级及以上档案主管部门认证为依据。

九、档案部门服务业行政(事业)单位财务情况

DA—1表和DA—2表对档案主管部门、综合档案馆部门服务业行政(事业)单位财务情况进行统计。其中除“项目经费”外,其他指标根据国家统计局《部门服务业财务统计报表制度》中档案部门需填报表而制。填报单位按以下几种情况填写不同内容,即DA—1表中有独立财务核算部门的填报单位填报全部指标,无独立财务核算部门仅填报项目经费一个指标,DA—2表仅综合档案馆填报,其他类档案馆填报项目经费一个指标。